手順書とは？意味をわかりやすく簡単に解説

手順書とは

手順書とは、特定の作業や業務を遂行するための具体的なステップをまとめたドキュメントです。業務の標準化や効率化、品質の維持向上に不可欠であり、組織全体の生産性向上に貢献します。

手順書は、新入社員の教育や異動時の引継ぎ、業務プロセスの改善など、様々な場面で活用されます。手順書があることで、担当者による作業品質のばらつきを抑え、誰でも一定水準の成果を出せるようになります。

手順書を作成・維持するには、業務内容を正確に把握し、分かりやすく記述する能力が求められます。定期的な見直しと改善を行い、常に最新の状態に保つことが、手順書の有効性を高める上で重要です。

手順書の作成と管理

「手順書の作成と管理」に関して、以下を解説していきます。

• 手順書作成のポイント
• 手順書管理の重要性

手順書作成のポイント

手順書を作成する際は、まず目的を明確にすることが重要です。誰が、何を、どのように行うのかを具体的に定義することで、手順書の方向性が定まります。次に、作業の手順を細かく分解し、一つ一つのステップを明確に記述します。

手順書は、誰が見ても理解できるように、専門用語を避け、平易な言葉で記述する必要があります。図や表、スクリーンショットなどを活用することで、視覚的に分かりやすく、理解を助けることができます。

手順書管理の重要性

手順書は作成したら終わりではなく、定期的な見直しと更新が不可欠です。業務プロセスや使用するツールが変更された場合は、速やかに手順書を修正し、常に最新の状態を維持する必要があります。古い手順書のままでは、誤った作業や非効率な作業につながる可能性があります。

手順書を効果的に管理するためには、バージョン管理システムや共有フォルダなどを活用することが有効です。誰が、いつ、どのような変更を加えたのかを記録することで、変更履歴を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。