効率化とは？意味をわかりやすく簡単に解説

効率化とは

効率化とは、業務プロセスや作業手順を見直し、最小限の資源（時間、労力、コストなど）で最大限の成果を出すことを目指す取り組みです。組織全体の生産性向上や競争力強化に不可欠な要素であり、無駄を排除し、よりスムーズな業務遂行を実現することが重要です。

効率化を追求する上では、現状の課題を正確に把握し、具体的な目標を設定することが大切です。目標設定においては、定量的な指標を用いることで、改善の効果を客観的に評価できます。また、関係者間で目標を共有し、共通認識を持つことが、効率化を成功させるための重要なポイントです。

効率化の対象は、製造業における生産ラインの改善から、オフィスワークにおける事務処理の自動化、情報システムの最適化まで多岐にわたります。近年では、AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの最新技術を活用した効率化も注目されており、より高度な業務改善が期待されています。

効率化の推進

「効率化の推進」に関して、以下を解説していきます。

• 効率化の阻害要因
• 効率化の推進ステップ

効率化の阻害要因

効率化を妨げる要因は多岐にわたりますが、その中でも特に大きいのは、現状維持バイアスとコミュニケーション不足です。現状維持バイアスとは、変化を恐れ、既存の方法に固執する心理的な傾向であり、新しい取り組みへの抵抗感を生み出します。コミュニケーション不足は、情報共有の遅延や誤解を招き、連携の悪化や手戻りの増加につながるでしょう。

また、目標設定の曖昧さや、評価指標の欠如も効率化を阻害する要因となります。具体的な目標がない場合、改善の方向性が定まらず、効果的な対策を講じることができません。評価指標がない場合、改善の効果を客観的に判断できず、取り組みの継続や改善につなげることが難しくなります。

効率化の推進ステップ

効率化を成功させるためには、計画的なステップを踏むことが重要であり、最初のステップは現状分析と課題の特定です。業務プロセスを可視化し、ボトルネックとなっている箇所や無駄な作業を洗い出す必要があります。次に、具体的な目標を設定し、目標達成のための計画を策定します。

計画の実行段階では、関係者と協力しながら、業務プロセスの改善やツールの導入を進めます。改善後には、効果測定を行い、目標達成度を評価することが重要です。効果測定の結果を踏まえ、さらなる改善策を検討し、継続的に効率化に取り組むことが求められます。