顛末書とは？意味をわかりやすく簡単に解説

顛末書とは

顛末書とは、業務上で発生したミスや事故、トラブルなどの経緯と結果を詳細に記述した報告書です。原因の究明と再発防止を目的として作成され、客観的な事実に基づいて記述する必要があります。顛末書は、単なる謝罪文ではなく、組織としての改善に繋げるための重要な資料となります。

顛末書には、発生日時、場所、関係者、具体的な状況、原因、結果、そして今後の対策などを明確に記載します。これにより、同様の事態が発生した場合の対応策を検討したり、組織全体の業務プロセスを見直したりするきっかけとなります。また、法的な責任問題が生じた際には、証拠書類としても利用されることがあります。

顛末書を作成する際には、感情的な表現を避け、事実を正確に記述することが重要です。関係者の証言や記録などを参考に、客観的な視点から状況を把握し、詳細な情報を盛り込むように心がけましょう。上司や関係部署への確認を怠らず、正確な情報を基に作成することが求められます。

顛末書の重要事項

「顛末書の重要事項」に関して、以下を解説していきます。

• 顛末書の記載項目
• 顛末書の作成手順

顛末書の記載項目

顛末書には、事案の概要を正確に伝えるために、定められた項目を漏れなく記載する必要があります。記載項目が不足している場合、原因の特定や再発防止策の検討が困難になるだけでなく、責任の所在が曖昧になる可能性もあります。そのため、各項目を丁寧に記述することが重要です。

具体的には、発生日時や場所、関係者、事案の概要、原因、結果、対応、今後の対策などを詳細に記述します。これらの情報を整理し、客観的な事実に基づいて記述することで、事案の全体像を明確に把握できます。また、添付資料として、関連する書類や写真などを添付することも有効です。

顛末書の作成手順

顛末書を作成する際には、まず事実関係を正確に把握し、必要な情報を収集することから始めます。関係者へのヒアリングや資料の確認を行い、客観的な視点から事案の全体像を把握することが重要です。情報の偏りがないように注意し、多角的な視点から検証する必要があります。

次に、収集した情報を基に、顛末書の構成を考え、各項目に沿って記述していきます。簡潔かつ明確な文章で記述し、誤字脱字がないように注意しましょう。作成後には、上司や関係部署に確認してもらい、内容に誤りがないか、必要な情報が不足していないかなどをチェックしてもらうことが大切です。