議事録とは？意味をわかりやすく簡単に解説

議事録とは

議事録とは会議や打ち合わせの内容を記録したもので、参加者や決定事項などを明確にするために作成されます。会議後に関係者間で共有され、内容の確認や認識の共有、後日の参照などに活用される重要なドキュメントです。議事録を作成することで、言った言わないといった認識の齟齬を防ぎ、決定事項の実行をスムーズに進めることができます。

議事録には会議の目的や議題、参加者、日時、場所、決定事項、保留事項、次回アクションなどが記載されます。これらの情報を正確に記録することで、会議の内容を客観的に把握し、参加者全員が同じ認識を持つことが可能になります。また議事録は、後日会議の内容を振り返る際や、欠席者が会議の内容を把握する際にも役立ちます。

議事録は単なる記録ではなく、会議の成果を最大化するためのツールとして活用できます。議事録を適切に作成し、共有することで、組織全体のコミュニケーションを円滑にし、業務効率の向上に貢献することが期待できます。そのため、議事録の作成は、ビジネスパーソンにとって不可欠なスキルと言えるでしょう。

議事録作成のポイント

「議事録作成のポイント」に関して、以下を解説していきます。

• 議事録作成の準備
• 議事録作成後の対応

議事録作成の準備

議事録作成の準備は、会議の質を向上させ、効率的な記録作成に繋がるため非常に重要です。会議前にアジェンダを確認し、議論のポイントや決定事項を予測することで、会議中の記録作業をスムーズに進めることができます。また、会議の目的や参加者を把握しておくことで、議事録の対象範囲を明確にし、必要な情報を的確に捉えることが可能です。

会議で使用するツール（ノートPC、タブレット、録音機器など）を事前に準備し、操作に慣れておくことも重要です。特に録音機器を使用する場合は、テスト録音を行い、音質や音量を事前に確認しておくことを推奨します。これらの準備を怠ると、会議中に記録作業が滞り、重要な情報を取り逃がす可能性があります。

議事録作成後の対応

議事録作成後の対応は、議事録の価値を最大化し、会議の成果を確実なものにするために不可欠です。作成した議事録は、速やかに参加者や関係者に共有し、内容の確認と承認を得る必要があります。共有された議事録に対してフィードバックを求めることで、内容の誤りや不足を修正し、より正確な記録を作成することができます。

議事録は、単に共有するだけでなく、必要に応じて検索しやすいように整理・保管することも重要です。社内システムやクラウドストレージなどを活用し、議事録を体系的に管理することで、過去の会議内容を容易に参照することができます。また、議事録の内容に基づいて、タスクの進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてフォローアップを行うことで、決定事項の実行を促進することができます。