会議録とは？意味をわかりやすく簡単に解説

会議録 とは

会議録とは会議の内容を記録したものであり、参加者や決定事項などを明確にするために作成されます。会議録は後日、内容を確認したり、関係者間で情報を共有したりする際に役立ちます。会議録を作成することで、言った言わないなどの認識の齟齬を防ぎ、組織としての意思決定の透明性を高めることが可能です。

会議録は単なる記録ではなく、組織の意思決定プロセスを可視化する重要なツールです。会議での議論や決定事項を正確に記録し、参加者全員が共通認識を持つことを支援します。また会議に参加できなかった関係者も、会議録を通じて議論の内容や決定事項を把握できます。

会議録は法的な証拠としても活用される場合があるため、正確かつ客観的な記述が求められます。特に重要な決定事項や合意事項については、詳細に記録しておくことが重要です。会議録は組織の資産として適切に管理し、必要に応じて参照できるようにしておく必要があります。

会議録作成のポイント

「会議録作成のポイント」に関して、以下を解説していきます。

• 会議録作成の注意点
• 会議録作成後の管理

会議録作成の注意点

会議録を作成する際の注意点として、まず客観的な視点を保ち、発言者の意図を正確に捉えることが重要です。主観的な解釈や個人的な意見を排除し、事実に基づいた記述を心がけましょう。会議の目的や議題から逸脱しないように、関連性の低い情報は省略することも大切です。

会議録は参加者全員が理解できるように、明確かつ簡潔な表現を用いる必要があります。専門用語や略語の使用は避け、必要に応じて注釈を加えるなどの工夫を凝らしましょう。また、日時、場所、参加者名、議題、決定事項など、必要な情報を網羅的に記載することが重要です。

会議録作成後の管理

会議録作成後の管理では、まず作成された会議録を関係者間で共有し、内容に誤りがないか確認してもらうことが重要です。承認を得た会議録は、組織内の規定に従って適切に保管し、必要に応じて速やかにアクセスできるように管理体制を整えましょう。また、会議録の保管期間や廃棄方法についても、事前に定めておく必要があります。

会議録は組織の重要な情報資産であるため、情報漏洩や改ざんのリスクを考慮したセキュリティ対策を講じることが不可欠です。アクセス権限を適切に設定し、パスワード管理を徹底するなど、情報セキュリティに関する規定を遵守しましょう。電子データで保管する場合は、バックアップ体制を構築し、災害時にもデータが保護されるように対策を講じることが望ましいです。